Las funciones de las secretarias son esenciales en cualquier organización. En términos generales, una secretaria es responsable de las tareas administrativas, de planificación y organizativas involucradas en el mantenimiento de un negocio. Esto se traduce en una amplia variedad de tareas diarias (como atender los teléfonos, hacer citas y programar reuniones, gestionar sistemas de archivo y organizar el correo) que nos permite hablar actualmente de diferentes tipos de secretaria. Si tu objetivo es dedicarte a la secretaría, en Link FP no sólo te ofrecemos formación a distancia para convertirte en un gran profesional. También hemos preparado este post con el objetivo de que descubras qué tipos de secretaria encajan más con tu perfil.
Tipo de secretarias en una empresa
Un secretario o una secretaria puede trabajar para cualquier tipo de empresa, desde grandes organizaciones hasta consultorios jurídicos o médicos y hospitales. Esto es posible gracias a su amplio abanico de conocimientos, que conciernen tanto a la organización del trabajo como a la administración. Te detallamos algunos de los cargos que pueden ocupar según sus funciones:
1. Secretaria de dirección
Los directivos son quizás los profesionales que más ayuda necesitan de una secretaria. En otra ocasión, te detallamos las funciones de una secretaria de dirección , pero puede decirse que su tarea fundamental consiste en la revisión de los documentos de los diferentes departamentos que conforman la empresa. Ha evaluar su importancia y gestionar según la misma, garantizando siempre la confidencialidad de la compañía. Pero no sólo eso, ya que la secretaria de dirección también se ocupa de tareas más técnicas. Habitualmente, los directivos piden ayuda para revisar las presentaciones que van a exponer ante la junta directiva o ante un gran auditorio. Por tanto, en estos casos la secretaria r Evisa los contenidos para que no presenten errores gramaticales. Las secretarias son profesionales metódicas y bien organizadas, por lo que también suelen organizar el espacio de trabajo. Además, también se ocupará de recibir a las personas que se van a reunir con el director. En caso de que esté ocupado, debe ofrecerles un lugar para sentarse mientras esperan y café o algún aperitivo.
2. Secretaría de alta dirección
Otro de los tipos de secretaria que hay son las de alta dirección. Y es que los altos directivos necesitan siempre un apoyo incondicional que los lleve la agenda (evitando la sobrecarga de reuniones), que recuerde las citas importantes, que se encargue de gestionar los viajes, alojamientos, itinerarios y un largo etcétera. Aquí, la comunicación de la secretaría con el resto de departamentos de la empresa es fundamental. Ella se encarga de que los responsables de las diferentes secciones de la empresa tengan la información necesaria sobre los movimientos empresariales que se realizarán a corto, medio o largo plazo. Estas profesionales deben tener un excelente manejo de las herramientas informáticas para poder cumplir correctamente con sus funciones administrativas. A su vez, deben trabajar de manera independiente, adelantándose siempre a las necesidades de su cabeza.
3. Secretaria de gerencia
En empresas más modestas es habitual que el gerente disponga también de una secretaria. ¿Cuáles son sus funciones aquí? Además, de controlar el calendario y horario de la gerente para hacer una gestión eficaz de su tiempo en cuanto a compromisos, también deberá realizar otras importantes tareas como revisar la correspondencia de la gerencia de la empresa y comunicarse de manera efectiva con otros empleados, proveedores y clientes. También deberá cerciorarse de que la compañía cumple con sus obligaciones legales, comprobando además que las acciones que se han acordado se están llevando a cabo. Por norma general, deberá enviar informes periódicos al responsable de la empresa para informar de la situación de cada uno de estos aspectos.
¿Qué estudiar para ser secretaria?
Para llegar a convertirte en cualquiera de estos tipos de secretaria, deberás cumplir con determinados requisitos. En primer lugar, deberás formarte adecuadamente para poder ejercer tus funciones. En este sentido, la FP Grado Superior Asistencia a la Dirección a distancia puede ser tu mejor opción. Aprenderás a organizar, gestionar, elaborar y transmitir la información procedente o con destino a los órganos ejecutivos, profesionales y de gestión en lengua propia o extranjera y, también te capacitará para organizar agendas y eventos, entre otras tareas. Después de dos años de estudio obtendrás el título de técnico en Asistencia a la Dirección. Con el título, podrás trabajar como secretaria o secretario en una empresa, grande o pequeña, así como en oficinas comerciales, instalaciones médicas y bufetes de abogados … Así que podrás escoger el sector que más interés te suscite. Pero no sólo eso, también hay otras opciones como trabajar desde casa como asistente virtual. Las agencias temporales son otro gran recurso cuando se trata de encontrar trabajo de secretaría. Además, estas agencias a veces pueden proporcionar capacitación y buena formación en informática y tareas de oficina. Tras adquirir experiencia y dominar los secretos del lugar, muchos secretarios pueden ascender a puestos de supervisor o asistente ejecutivo. Así que si este es tu sueño desde Link FP te animamos a que te formes, y vayas a por él. 🙂
