Les funcions de les secretàries són essencials en qualsevol organització. En termes generals, una secretària és responsable de les tasques administratives, de planificació i organitzatives involucrades en el manteniment d’un negoci. Això es tradueix en una àmplia varietat de tasques diàries (com atendre els telèfons, fer cites i programar reunions, gestionar sistemes d’arxiu i organitzar el correu) que ens permet parlar actualment de diferents tipus de secretària. Si el teu objectiu és dedicar-te a la secretaria, en Linkia FP no només t’oferim formació a distància per a convertir-te en un gran professional. També hem preparat aquest post amb l’objectiu que descobreixis quins tipus de secretària encaixen més amb el teu perfil.
Tipus de secretàries en una empresa
Un secretari o una secretària pot treballar per a qualsevol tipus d’empresa, des de grans organitzacions fins consultoris jurídics o metges i hospitals. Això és possible gràcies al seu ampli ventall de coneixements, que concerneixen tant a l’organització de la feina com a l’administració. Et detallem alguns dels càrrecs que poden ocupar segons les seves funcions:
1. Secretària de direcció
Els directius són potser els professionals que més ajuda necessiten d’una secretària. En una altra ocasió, et detallem les funcions d’una secretària de direcció , però pot dir-se que la seva tasca fonamental consisteix en la revisió dels documents dels diferents departaments que conformen l’empresa. Ha avaluar la seva importància i gestionar segons la mateixa, garantint sempre la confidencialitat de la companyia. Però no només això, ja que la secretària de direcció també s’ocupa de tasques més tècniques. Habitualment, els directius demanen ajuda per revisar les presentacions que van a exposar davant la junta directiva o davant un gran auditori. Per tant, en aquests casos la secretària r Evisa els continguts perquè no presentin errors gramaticals. Les secretàries són professionals metòdiques i ben organitzades, de manera que també acostumen a organitzar l’espai de treball. A més, també s’ocuparà de rebre a les persones que es van a reunir amb el director. En cas que estigui ocupat, ha de oferir-los un lloc per seure mentre esperen i cafè o algun aperitiu.
2. Secretaria d’alta direcció
Un altre dels tipus de secretària que hi ha són les d’alta direcció. I és que els alts directius necessiten sempre un suport incondicional que els porti l’agenda (evitant la sobrecàrrega de reunions), que recordi les cites importants, que s’encarregui de gestionar els viatges, allotjaments, itineraris i un llarg etcètera. Aquí, la comunicació de la secretaria amb la resta de departaments de l’empresa és fonamental. Ella s’encarrega de que els responsables de les diferents seccions de l’empresa tinguin la informació necessària sobre els moviments empresarials que es realitzaran a curt, mitjà o llarg termini. Aquestes professionals han de tenir un excel·lent maneig de les eines informàtiques per poder complir correctament amb les seves funcions administratives. Al seu torn, han de treballar de manera independent, avançant-se sempre a les necessitats del seu cap.
3. Secretària de gerència
En empreses més modestes és habitual que el gerent disposi també d’una secretària. Quines són les seves funcions aquí? A més, de controlar el calendari i horari de l’gerent per fer una gestió eficaç del seu temps pel que fa a compromisos, també haurà de realitzar altres importants tasques com revisar la correspondència de la gerència de l’empresa i comunicar-se de manera efectiva amb altres empleats, proveïdors i clients. També s’ha de cerciorar que la companyia compleix les seves obligacions legals, comprovant a més que les accions que s’han acordat s’estan duent a terme. Per norma general, haurà d’enviar informes periòdics a l’responsable de l’empresa per informar de la situació de cada un d’aquests aspectes.
¿Què estudiar per ser secretària?
Per arribar a convertir-te en qualsevol d’aquests tipus de secretària, hauràs de complir amb determinats requisits. En primer lloc, hauràs de formar-te adequadament per poder exercir les teves funcions. En aquest sentit, la FP Grau Superior Assistència a la Direcció a distància pot ser la teva millor opció. Aprendràs a organitzar, gestionar, elaborar i transmetre la informació procedent o amb destinació als òrgans executius, professionals i de gestió en llengua pròpia o estrangera i, també et capacitarà per organitzar agendes i esdeveniments, entre altres tasques. Després de dos anys d’estudi aconseguiràs el títol de tècnic en Assistència a la Direcció. Amb el títol, podràs treballar com a secretària o secretari en una empresa, gran o petita, així com en oficines comercials, instal·lacions mèdiques i bufets d’advocats … Així que podràs escollir el sector que més interès et susciti. Però no només això, també hi ha altres opcions com treballar des de casa com a assistent virtual. Les agències temporals són un altre gran recurs quan es tracta de trobar feina de secretaria. A més, aquestes agències de vegades poden proporcionar capacitació i bona formació en informàtica i tasques d’oficina. Després d’adquirir experiència i dominar els secrets de el lloc, molts secretaris poden ascendir a llocs de supervisor o assistent executiu. Així que si aquest és el teu somni, des Linkia FP et animem a que et formis, i vagis a per ell. 🙂
