Gestor administrativo es un oficio muy común en nuestros tiempos, tan orientados a las actividades del sector servicios. Y en este post te contamos todo lo que necesitas saber si quieres dedicarte a ello profesionalmente: qué hace un gestor administrativo, cuáles son sus funciones y qué hay que estudiar para llegar a serlo.
¿Qué es un gestor administrativo?
El gestor administrativo es una pieza esencial en el engranaje de cualquier empresa, pues el buen funcionamiento de ésta depende, en buena medida, de la gestión de la documentación que se va generando día a día. De hecho, si no fuera por el orden, planificación y archivo que realiza este profesional, la vida cotidiana de la empresa sería caótica, con el riesgo de incumplimiento de sus obligaciones a nivel fiscal, laboral, etc.
El gestor administrativo realiza sus labores desde las oficinas de la empresa (sin perjuicio de que pueda trabajar una parte de su tiempo desde casa) y está en contacto con todos los departamentos. A todos ellos ofrece una predisposición de colaboración permanente. Y lo que es más importante: ofrece soluciones concretas en lo que se refiere al archivo de documentación interna, a consultas puntuales sobre información de la empresa, etc.
Además, se trata de un puesto de confianza en la propia compañía, puesto que tiene acceso a información sensible, como por ejemplo la relacionada con la tesorería o con las relaciones laborales entre la empresa y sus empleados.
Funciones de un gestor administrativo
La versatilidad es lo que hace a un gestor administrativo un empleado tan útil e importante: deberá tener capacidad para desarrollar diferentes funciones. Algunas de las más importantes las enumeramos a continuación.
Trámites de tesorería
Se trata de tareas sensibles, que deben estar en todo momento supervisadas y aprobadas por los superiores. Hablamos, básicamente, de la gestión del flujo de caja, es decir, movimientos de caja cotidianos, tanto de entrada como de salida, que aseguren liquidez a la empresa en pequeños gastos corrientes.
Registro y clasificación de documentos/comunicaciones
Esta es una de las principales funciones del gestor administrativo, pues se encarga del archivo de facturas, albaranes, notificaciones de Hacienda y la Seguridad Social, requerimientos judiciales, etc.
Elaboración de documentos
Siguiendo las indicaciones de sus superiores y bajo su supervisión, el gestor administrativo puede elaborar documentos tales como cartas, comunicaciones internas para el resto de empleados, comunicaciones externas para clientes/usuarios, etc.
Realizar gestiones indicadas por otros departamentos
Otra de las funciones del gestor administrativo es la realización de gestiones del día a día: desde la presentación de declaraciones en Hacienda a la recepción y posterior clasificación de correspondencia. En todos los casos, el gestor administrativo debe estar autorizado para ello.
Atención al cliente/usuario
Independientemente de que la empresa cuente con su propio departamento de atención al cliente o usuario, el gestor administrativo también debe estar preparado para atender puntualmente a cualquiera de ellos, siguiendo la política de la compañía en este punto.
¿Qué hay que estudiar para ser gestor administrativo?
Lo que se necesita para ser gestor administrativo es estudiar el Grado Medio en Gestión Administrativa y obtener el título de Técnico/a. Por tanto, al tratarse de un ciclo medio, es posible acceder a él tras completar la educación secundaria (ESO). Esa es una de las grandes ventajas de optar por este itinerario formativo.
Otra de las ventajas es la buena perspectiva laboral que ofrece a sus titulados. Esta profesión es imprescindible en prácticamente cualquier empresa, incluidas las pequeñas y medianas empresas. Y si tenemos en cuenta que en España hay más de 3.300.000 empresas activas, las opciones de encontrar trabajo en este campo son muy amplias.
Por último, se puede decir que estudiar gestión administrativa a distancia es una opción posible y una ventaja al mismo tiempo: este grado medio forma parte de nuestro catálogo de ciclos formativos, y lo impartimos a distancia para que los alumnos puedan organizarse su tiempo de manera flexible y ordenada… que de hecho es una de las aptitudes que se necesitan para ser un buen gestor administrativo.
