En el ámbito laboral, todos conocemos al menos a una persona que aprovecha el tiempo al máximo, que es efectiva, eficiente y muy productiva. Esa persona que, no sabemos cómo, se las ingenia para terminar rápidamente tareas que a otros les llevan horas. Y encima, lo hace bien. Pero, ¿cómo conseguir este alto rendimiento? En Linkia FP queremos ayudarte a mejorar y alcanzar este grado de productividad. Por eso, compartimos contigo las claves sobre cómo ser más productivo en el trabajo.
¿Cómo ser más productivo en el trabajo?
Si tú también has soñado con terminar el día sintiéndote satisfecho por todo el trabajo realizado, por haber tachado todo lo que estaba en tu lista de tareas pendientes, presta atención a los consejos que te damos a continuación. Convertir este sueño en realidad es más fácil de lo que crees (aunque, eso sí, requiere compromiso por tu parte).
1. Establece un ranking de objetivos y prioridades
Dedicar un buen rato a establecer un ranking con objetivos y prioridades (tanto en tu día a día como a largo plazo) te ayudará a descubrir qué es lo verdaderamente importante y, sobre todo, a diferenciarlo de lo urgente. Este es el primer paso para administrar bien tu tiempo y usarlo de una manera productiva. Además, cuando los ánimos decaigan, podrás echarle un vistazo a este listado, ¡seguro que recuperas las fuerzas rápidamente!
2. Empieza el día con las tareas más difíciles
Numerosos estudios demuestran los beneficios de afrontar las tareas más pesadas, difíciles o que simplemente nos resultan más aburridas a primera hora. En primer lugar, porque al iniciar el nuevo día nuestra energía está reforzada (a nivel físico y mental) y, por tanto, no nos supondrá tanto esfuerzo como hacerlo, por ejemplo, por la tarde, cuando nuestro cansancio ya comienza a hacer mella.
En segundo lugar, haber completado una tarea que nos suponía una preocupación, liberará nuestra mente, por lo que nuestro estado anímico mejorará a la hora de afrontar el resto de tareas que nos quedan por abordar. Y que, además, por comparación, nos resultarán bastante más sencillas.
3. Controla el tiempo que dedicas a tus tareas
Cada minuto cuenta. Y si se trata de ser productivo, todavía más. Por esta razón, te aconsejamos empezar por controlar cuánto tiempo dedicas a tus quehaceres diarios. Hoy en día existen aplicaciones que te ayudan a saber el tiempo que dedicas a redes sociales, a responder el correo electrónico, o a cualquier otra tarea que quieras medir, así que encontrarás numerosas soluciones.
Esto es especialmente útil al estudiar y trabajar a la vez (o, a niveles más generales, si tienes distintas responsabilidades que atender y a menudo resulta difícil compaginarlas). Asimismo, detectar el tiempo que empleas en tareas improductivas te ayudará a centrarte en lo que es realmente importante.
4. Utiliza la regla de los ‘2 minutos’
¿Conoces la regla de los 2 minutos? Es muy útil de cara a maximizar el rendimiento en el trabajo. Se trata de una norma no escrita que nos ayuda a aprovechar al máximo los pequeños periodos de tiempo. La idea es esta: si sabes de una tarea o acción que se puede realizar en dos minutos o menos, hazla inmediatamente.
Los expertos indican que completar la tarea de inmediato lleva menos tiempo que tener que volver a ella más tarde. Y es que, de este modo, puedes completar enseguida las pequeñas tareas y trámites menores para centrar tu plena atención, posteriormente, a aquellas que requieren más tiempo.
5. Pregúntate si es necesaria esa reunión
¿Es necesaria la reunión que has convocado? Diversos estudios muestran que las reuniones, si no están bien planificadas, pueden suponer una pérdida de tiempo en el trabajo. ¿Y cuál es la consecuencia directa (además de la pérdida de presupuesto de la empresa)? Influir negativamente en la productividad del trabajador.
Así que, antes de convocar una nueva reunión o de planificar la próxima, pregúntate si es realmente importante y necesaria. Y, en el caso de serlo, planifica muy bien la reunión para evitar pérdidas de tiempo innecesarias.
6. Evita el todo lo que puedas el multitasking
Otro aspecto clave al responder ante la pregunta de cómo ser más productivo en el trabajo es evitar al máximo posible la multitarea. Tendemos a pensar en la capacidad de realizar múltiples tareas como una habilidad importante para aumentar la eficiencia, aunque al final es todo lo contrario.
Los psicólogos han descubierto que intentar realizar varias tareas a la vez puede resultar una pérdida de tiempo, de productividad y de calidad de nuestro trabajo, puesto que perdemos foco de concentración. Por eso, te aconsejamos centrarte en una única tarea e ir completándolas una a una, paso a paso.
7. Aprovecha los viajes (si no conduces tú)
Una de las habilidades profesionales más valoradas en los CV tiene que ver con la productividad, pero esto no solo se centra en la eficiencia, sino en la capacidad del trabajador de aprovechar cualquier minuto de tiempo muerto para realizar sus tareas.
Así que, ¿por qué no aprovechas los viajes en transporte público o en el coche, siempre y cuando no conduzcas tú, para completar esas pequeñas tareas que puedes hacer perfectamente desde el teléfono móvil? Utiliza ese tiempo para escribir algunos correos electrónicos, crear una lista diaria de tareas pendientes o anotar ideas para tus proyectos.
8. Nada es perfecto
A todos nos gusta el trabajo bien hecho y el querer rozar la perfección no es nada malo en sí, pero sí que puede ser un enemigo de la productividad, sobre todo si te atascas en una tarea concreta porque piensas que aún podría ser más perfecta.
Así que en lugar de perder el tiempo persiguiendo esta ilusión, realiza tu tarea lo mejor que puedas y sigue adelante. Es mejor completar la tarea y sacarla adelante y, si es necesario, siempre puedes volver y ajustarla o mejorarla más tarde. Pero debes evitar que tu perfeccionismo se convierta en una pérdida de tiempo, sobre todo si es con una tarea no demasiado importante.
9. Descansa y ejercítate
Los pequeños descansos son un aliado de la productividad, y el ejercicio diario también lo es. Si es posible, establece horarios fijos durante la semana para dar un paseo o ir al gimnasio. Hacer que la sangre bombee podría ser justo lo que se necesita para despejar la cabeza y recuperar la concentración y, por ende, volver al trabajo con más fuerza y energía.
Asimismo, también te recomendamos mantener cierta actividad física durante tu jornada laboral: levántate cada cierto tiempo para moverte un poco e incluso realizar algún estiramiento (sobre todo si tienes un trabajo sedentario). No solo te brindará beneficios físicos, sino también mentales.
10. Desactiva las notificaciones
El teléfono móvil es un enemigo de la productividad, si no se sabe utilizar adecuadamente. Permitir que las llamadas telefónicas entrantes y los correos electrónicos dicten cómo se distribuye tu día implica que solo podrás trabajar apagando fuegos: te centrarás en lo urgente y dejarás de lado lo realmente importante.
Si de verdad quieres ser productivo en el trabajo, intenta revisar lo menos posible el móvil. Durante las horas de trabajo, apaga las notificaciones y, en su lugar, dedica un tiempo específico para revisar el correo electrónico y los mensajes, pero no los estés consultando cada poco tiempo.
Por último, la productividad se logra trabajando mucho y con una buena visión práctica. En Linkia FP te preparamos para la vida real y te ayudamos a alcanzar tus metas en el día a día optimizando al máximo tu tiempo gracias a la fp a distancia.
